Forsynings- og veivedlikeholdsselskaper er avhengige av programvare som støtter komplekst arbeid under reelt press. Teamene deres planlegger tusenvis av oppdrag hver uke og må koordinere mannskaper og utstyr over store områder. I denne konteksten er et tydelig SaaS-grensesnitt et operativt krav.
Produktet vi redesignede tilhørte et lite, founder-led selskap med rundt ti ansatte. De hadde bygget et sterkt backend-system og nådd lønnsomhet, men veksten hadde stagnert. Nye kunder opplevde grensesnittet som vanskelig å forstå. Supportteamene brukte tid på å svare på enkle spørsmål, og salgsamtaler utviklet seg ofte til forklaringer av UI-en. Produktets gamle struktur ble en barriere akkurat da selskapet trengte å skalere.
Utviklere og en grafisk designer hadde jobbet sammen i flere år, men modulene oppførte seg ulikt, og brukerne måtte gå gjennom flere skjermer for å ta én enkelt beslutning. Under høy belastning skapte dette stress og gjentatte kontroller. Etter hvert som selskapet vokste, ble beslutninger om funksjoner, arbeidsflyter og prioriteringer tatt av gründere, utviklere, salg, support og nøkkelkunder. Uten et sentralt UX-rammeverk førte denne multi-stakeholder-styringen til konkurrerende forventninger og inkonsistente beslutninger på tvers av modulene.
Dette prosjektet er en del av vårt kontinuerlige arbeid med enterprise SaaS og profesjonell programvare, der evidensbasert UX, optimalisering av arbeidsflyter og systemkoherens former den operative effektiviteten.
Vi brukte Dynamic Systems Design, en metode som utvikler løsninger gjennom innebygd eksperimentering, løser spenninger mellom lokal optimalisering og systemkoherens, og følger implementeringen til organisasjoner blir selvstendige.
Vårt UX-designbyrå ble bedt om å bygge produktet på nytt som en enterprise SaaS-opplevelse. Et senior team jobbet i ni måneder på tvers av UX, UI, interaksjonsdesign, research, product ownership og prosjektledelse. Målet var å skape et praktisk, evidensbasert design som kunne støtte multi-role-workflows og styrke deres competitive position.
Evidence-Based Research
User Journey Mapping
Workflow Analysis
Interaksjonsdesign
Usability Testing
UI Design
Design System
Implementation Partnership
Under Sandbox Experiments undersøkte vi hvordan det eksisterende SaaS-UX-designet skapte friksjon i det daglige arbeidet. Vi målte oppgavens varighet, nølepunkter og gjentakende feil. Planleggere håndterte værhendelser, motstridende lokasjoner, overlappende oppdrag og plutselige mangler på tilgjengelige team. Disse forholdene krever et grensesnitt som reduserer kognitiv belastning i stedet for å forsterke den.
Vi fokuserte på tre områder med høy friksjon. For det første måtte informasjon være lesbar med et raskt blikk, selv når listene var lange. For det andre trengte brukerne bedre discoverability for å finne relevante oppdrag raskt. For det tredje krevde grensesnittet tydeligere konfliktindikatorer og visuell semantikk, slik at brukerne slapp å dobbeltsjekke tildelinger under stress.
Disse forbedringene var basert på evidensbasert design fremfor stilistiske preferanser. De bidro til å stabilisere atferd i perioder med høy belastning og reduserte avhengigheten av korttidsminnet. Resultatet er et SaaS-grensesnitt som støtter produktivitet og nøyaktighet gjennom hele user journey.
Ulike roller er avhengige av den samme enterprise SaaS-plattformen, men deler ikke den samme mentale modellen. Gjennom task analysis-økter og user interviews brøt vi arbeidsflytene ned i 47 mikrooppgaver fordelt på tre primære personas.
Planleggere trenger høy hastighet, batch-handlinger og umiddelbar oversikt over tilgjengelige team. Driftsledere følger med på avvik og nye risikoer over lengre tidshorisonter. Feltteknikere trenger tydelige oppgavedetaljer, sikkerhetstiltak og bekreftelser som fungerer med hansker eller i sterkt sollys.
En forbedring som hjelper én rolle kan skape blindsoner for en annen. Et oppsett optimalisert for planleggere kan skjule signaler som ledere er avhengige av. En struktur som gir trygghet for teknikere kan tilsløre tidsdata for planleggere. Ved å kartlegge mikrooppgaver og bruke user journey mapping løste vi disse spenningene gjennom tension-driven reasoning og utviklet arbeidsflyter som støtter hver rolle uten å gå på bekostning av tydelighet for andre.
Disse workflow-konfliktene reflekterte strukturen i organisasjonen selv. Interessentene hadde ulike prioriteringer. For eksempel optimaliserte planleggere for gjennomstrømming, driftsledere for stabilitet, feltteam for sikkerhet og salg for tydelighet i demoer. Redesignen skapte et samlet fundament som kunne imøtekomme disse konkurrerende interessene uten å skape uklarhet for brukerne.
Denne tilnærmingen gjenspeiler et kjerneprinsipp i enterprise UX. Ett enkelt grensesnitt må kunne tilpasse seg ulike mønstre for oppmerksomhet, tempo og ansvar, samtidig som systemet forblir forutsigbart for alle brukere.
Vi brukte en evidensbasert tilnærming som kombinerte user research, atferdsvitenskap, benchmarking og usability testing. Over tre måneder gjennomførte vi fem stakeholder-intervjuer og 43 individuelle user interviews med 21 deltakere. Vi gjennomførte også tre in situ-observasjonsøkter for å forstå arbeid under reelt tidspress.
Gjennom fire runder med usability testing av prototyper undersøkte vi skanneatferd, nølepunkter og feilmønstre som feil rekkefølge eller doble tildelinger. Vitenskapelig forskning hjalp oss med å tolke funnene. Begreper som fargesemantikk, kognitiv belastning og beslutningstretthet styrte valg om gruppering, hierarki og timing av systemtilbakemeldinger.
Benchmarking ga bransjekontekst for enterprise SaaS-arbeidsflyter og avdekket hull i det gamle grensesnittet. Denne kombinasjonen av evidenskilder sørget for at endringene var forankret i observert atferd fremfor antakelser. Den gjorde det også mulig å observere atferd og forbedre tiltak trinn for trinn, samt etablere forutsigbare regler for interaksjonsdesign for hele SaaS-grensesnittet.
Interne analyser viste tydelige forbedringer etter redesignen av SaaS-grensesnittet. For eksempel produktivitetsgevinster som 62 % raskere jobbfunn, 83 % raskere optimalisering av jobbsekvenser og 58 % raskere ukeplanlegging.
Tydeligere gruppering og forbedret navigasjon reduserte tiden brukt på å finne og tildele arbeid. Prediktive indikatorer avdekket konflikter tidligere, og AI-assistert sekvensering støttet planleggere under høy belastning.
Disse forbedringene strakk seg utover produktivitet. Også onboarding endret seg betydelig. Tidligere trengte nye brukere en times fjernopplæring. Etter redesignen kunne onboarding gjøres via en valgfri 15-minutters video. Rundt 90 % av brukerne begynte å bruke systemet uten live-instruksjon.
Antall supporthenvendelser gikk også ned. “How can I”-spørsmål falt til rundt 5 % av tidligere nivå. “Can the system do X”-spørsmål gikk ned til omtrent 60 %. Salgskonverteringene ble firedoblet, og selskapet begynte å vinne kunder som var fire til fem ganger større enn før. I formelle anbud økte totalscorene med 10–20 % som følge av designendringen, avhengig av vektingen av anbudskriteriene.
Feltteknikere jobber utendørs, ofte under tidspress, med avbrytelser og miljømessige begrensninger. Behovene deres skiller seg fra planleggeres og lederes. Grensesnittet må tilby tydelighet uten å kreve presis interaksjon eller lange navigasjonskjeder.
Vi designet en komponent for compliance og tiltak som viser nødvendige trinn til riktig tidspunkt. Den fremhever avhengigheter, viser sikkerhetskrav og guider bekreftelser uten å overvelde brukeren. I tester med teknikere reduserte dette usikkerheten ved oppgavestart og bidro til å sikre at prosedyrer ble fulgt konsekvent.
Når oppdrag blir forsinket, delvis fullført eller påvirket av vær, tilpasser grensesnittet seg uten å tvinge frem lange korrigerende arbeidsflyter. Unntak behandles som normale deler av enterprise SaaS-arbeidsflyter, ikke som sjeldne edge cases.
Denne tilnærmingen støtter både operativ sikkerhet og emosjonell stabilitet under krevende feltforhold.
Det tidligere grensesnittet hadde samlet opp inkonsekvenser over flere år. Ulike moduler oppførte seg forskjellig, og brukerne måtte ofte klikke mellom flere skjermer for å bekrefte grunnleggende informasjon. Dette skapte forvirring for brukerne og en høy vedlikeholdsbelastning for utviklerne.
For å gjøre implementeringen forutsigbar oversatte vi den nye interaksjonslogikken til et komplett komponentinventar. Hver komponent inneholdt dokumenterte tilstander, betingelser, overganger og eksempler på forventet atferd. Vi dokumenterte også betingede arbeidsflyter for unntak, slik at utviklere kunne håndtere reelle edge cases uten å improvisere.
Gjennom hele utviklingen holdt vi regelmessige supportsesjoner med det fem personer store engineering-teamet. Dette gjorde det mulig å avklare beslutninger tidlig og redusere omarbeid. Resultatet var færre regresjoner, tydeligere ansvarsområder og lavere QA-innsats. Teamet fikk en helhetlig mental modell av SaaS-UI-designet i stedet for en samling løse skjermer.
Design Systemet ble fundamentet for hele enterprise SaaS-opplevelsen. Det inneholder 68 komponenter med over 200 dokumenterte tilstander og støtter 15 typer arbeidsflyter innen planlegging, drift, rapportering og feltkoordinering.
Avstand, fargesemantikk og typografi ble definert for å støtte store datamengder, omfattende planleggingstavler og sanntidsoppdateringer. Grupperingsregler holder relatert informasjon samlet, noe som reduserer avhengigheten av hukommelse og støtter rask skanning under høy belastning.
For utviklere fungerer Design Systemet som et bibliotek med forutsigbare mønstre. Siden hver komponent følger samme struktur, krever implementering av nye funksjoner færre beslutninger og skaper færre inkonsistenser. Dette reduserer utviklingstiden per feature og holder langsiktig vedlikeholdbarhet under kontroll.
Det redesignede SaaS-grensesnittet styrket produktet på forretningsmessige, brukerrelaterte og tekniske områder. Det støttet større kunder, forbedret resultater i anbud og gjorde grensesnittet til en synlig fordel under demoer. Potensielle kunder kommenterte klarheten, og selskapet begynte å vinne kunder som var flere ganger større enn før.
Som UI-designbyrå og langsiktig partner jobbet vi i ni måneder med redesignen og leverte to fulle år med support etter lansering. I denne perioden avklarte vi designbeslutninger, tilpasset komponenter for nye funksjoner og hjalp utviklere med å opprettholde konsistens.
Organisasjonen opparbeidet seg immaterielle ressurser: dømmekraft rundt optimalisering av arbeidsflyter i profesjonell programvare, en delt produktintuisjon om hvordan multi-role-systemer bør fungere, og en resonnementsevne som gjør det mulig for team å utvide grensesnittet uten å fragmentere det. Systemet opprettholder sin competitive position ved å støtte komplekse operative arbeidsflyter med tydelighet og forutsigbarhet, mens konkurrenter som prioriterer funksjonsakkumulering fremfor arbeidsflytkoherens, sliter med å betjene organisasjoner som jobber under sanntidspress.
Resultatet er et enterprise UX-grunnlag som reduserer kognitiv belastning, støtter komplekse arbeidsflyter og senker risikoen for feil. For kundeteamet gikk produktet fra å være en kilde til frustrasjon til et verktøy de kunne presentere med selvtillit og stolthet.